Travailler à distance ne s'improvise pas. Maîtriser les outils collaboratifs en ligne, c'est gagner en efficacité, mieux coopérer et sécuriser ses données au quotidien.
Votre équipe est-elle vraiment connectée ?
Dans le quotidien professionnel, il n'est pas rare que les réunions s'enchaînent, que les boîtes mail débordent et que les fichiers se perdent dans les méandres d'un serveur. Selon le McKinsey Global Institue, 28% du temps hebdomadaire des salariés est consacré à gérer leur messagerie et 20% à rechercher des informations internes.
La bonne nouvelle ? Des solutions existent ! Une réelle maîtrise des plateformes que votre entreprise utilise permet de réduire ce temps de façon considérable. Structurer un espace de travail partagé, co-rédiger un document sans créer de doublons, organiser une réunion à distance sont autant de compétences qui servent au quotidien et qui font gagner en performance.
Ce que cela change au quotidien
Une bonne maîtrise des applications de collaboration permet de faire gagner du temps immédiatement : moins d'allers-retours de mail, des fichiers accessibles au bon moment, des réunions mieux conduites. Un directeur de la transformation digitale a récemment souligné lors d'une table ronde du Cigref en 2023 : "Ce n'est pas l'outil qui change les habitudes de travail. C'est la capacité des équipes à comprendre sa logique et à l'intégrer dans leur quotidien. La formation est le vrai levier."
Peu importe l'écosystème (Google ou Microsoft), les outils collaboratifs en ligne s'appuient sur les mêmes fondements : partage en temps réel, gestion fine des droits d'accès et synchronisation entre appareils. Cela permet aux professionnels de s'adapter rapidement.
Messagerie, agenda et stockage partagé
La messagerie est souvent le premier outil utilisé. Règles de filtrage, mise en place de libellés, réponses automatiques sont autant d'habitudes simples qui peuvent faire gagner un temps précieux. Le partage des agendas permet aussi de faciliter la coordination des équipes et de s'assurer de la disponibilité de chacun en évitant les mails inutiles. Le stockage en ligne permet de centraliser les fichiers en s'assurant que les bonnes personnes ont les droits pour les consulter ou les modifier. Cela permet d’éviter aussi les doublons, enregistrés à plusieurs endroits avec un risque d'erreur.
Collaborer sur des documents en temps réel
Rédiger un compte-rendu à plusieurs, bâtir un tableau de bord partagé, préparer une présentation en équipe : autant de scénarios professionnels qui nécessitent une bonne utilisation des suites bureautiques collaboratives.
Savoir utiliser la bonne fonctionnalité dans la bonne situation permet de gagner en performance. Bien formé aux outils et aux fonctionnalités, vous aurez la capacité de créer un formulaire, partager un fichier excel, générer un PDF en quelques clics.
Réunions, canaux et partage d'écran
La visio ainsi que les espaces de travail virtuels font partie maintenant d'un usage professionnel quotidien. Créer un canal d'équipe, gérer les droits dans une session, partager son écran en deux temps trois mouvements ou synchroniser son agenda sont des fonctionnalités pratiques. Ces automatismes font toute la différence dans les échanges professionnels.
Un rapport d'enquête qui interpelle
Le Work Trend Index 2023 publié par Microsoft révèle que 68 % des salariés estiment ne pas disposer de suffisamment de temps de concentration dans leur journée, en grande partie à cause d'une mauvaise gestion des flux d'information numériques.
Cette étude souligne également que les organisations forment leurs collaborateurs à ces outils. Le résultat ? Moins de sollicitations inutiles, du temps plus optimisé sur le cœur de métier des collaborateurs et donc une meilleure performance.
AFTEC Formation Professionnelle Laval forme les professionnels à ces univers et ces outils. Quel que soit le niveau du collaborateur, les outils collaboratifs en ligne y sont abordés de façon progressive avec une pédagogie qui alterne théorie et pratique en situations de travail réel.
Ces compétences acquises lors de cette formation peuvent être certifiées via le TOSA, une certification reconnue et éligible au CPF.